W literaturze i praktyce najczęściej wymieniane są cztery funkcje składające się na proces zarządzania. Są to:
– planowanie, rozumiane jako wytyczanie celów
– organizowanie i realizowanie, rozumiane jako sposoby i metody osiągania celów
– motywowanie, jako świadoma realizacja zadań i zamierzeń oraz dążenie do wytyczonych celów
– kontrolowanie, którego celem jest sprawdzenie wykonanych zadań i zamierzeń.
Istotę kontroli w zarządzaniu i kierowaniu ilustruje cytat zaczerpnięty z książki J.A. Stonera i Ch. Wankela Kierowanie [93, s, 457]: „Istnieje wiele sprzecznych poglądów na najlepszy sposób kierowania organizacją. Jednakże, zarówno teoretycy, jak i praktycy zgadzają się co do tego, że dobre kierownictwo potrzebuje skutecznej kontroli. Kombinacja dobrze zaplanowanych celów, silnej organizacji, umiejętnego kierowania i motywowania ma niewielką szansę powodzenia, jeśli nie ma dostatecznego systemu kontroli”. Podstawowymi cechami kontroli w kierowaniu organizacją są:
– legalność, jako zgodność działania organizacji i jej komórek z obowiązującymi aktami prawnymi
– celowość, polegająca na zgodności działań gospodarczych z wytyczonymi celami i zadaniami organizacji
– rzetelność, oznaczająca zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym
– sprawność organizacji, rozumiana jako zdolność i elastyczność przystosowania struktury organizacyjnej do aktualnych zadań i potrzeb banku w warunkach konkurencji i zmieniającej się sytuacji rynkowej.
Najogólniej czynności kontrolne można zdefiniować jako porównywanie stanu faktycznego z wyznaczonym lub wymaganym. Proces kontrolowania składa się zatem z następujących, zasadniczych czynności:
– ustalenia stanu faktycznego
– porównania stanu rzeczywistego z przepisami, instrukcjami (wzorcem) w celu ustalenia ich zgodności lub rozbieżności
– określenia stopnia zgodności i przyczyn odstępstw od wzorca (normy)
– wydania decyzji pokontrolnych, sformułowania wniosków i zaleceń.
Kontrolowanie i controlling jako elementy skutecznego kierowania cz. II
Metoda kontroli to – ogólnie mówiąc – sposób kontrolowania przedmiotów kontroli: działań, stanów, zjawisk, dokumentów itp. Proces kontroli wymaga takiego doboru i kolejności czynności kontrolnych, aby zapewniły one osiągnięcie zamierzonego celu, a jednocześnie, aby możliwa była powtarzalność takiego postępowania.
Planując realizację określonej kontroli, należy wybrać taki zestaw metod i technik, za pomocą których uzyskamy pełną informację o kontrolowanym obiekcie. Opracowanie uniwersalnej metody jest praktycznie niemożliwe, należy zatem łączyć różne metody. Przyjęte rozwiązania będą zależne od formy ustalania stanu faktycznego, przedmiotu i zakresu kontroli, przewidzianego czasu jej trwania, dokładności wymaganych informacji kontrolnych.
W przedstawionym przez C. Paczulę [69, s. 56] podziale metod na metody tra- dycyjne i nowoczesne, do tradycyjnych zalicza się m.in. metody: porównawcze (konfrontacji), analizy i rachunku ekonomicznego, indukcyjne (progresywne, syntetyczne), dedukcyjne (regresywne, analityczne), pełne i wycinkowe, kompletne i wyrywkowe, metody rewizji, lustracji, inspekcji czy wizytacji, metodę inwentaryzacji kontrolnej. Do metod nowoczesnych zalicza się metody: kontroli informatycznej, statystyczne, matematyczne, badań operacyjnych.
Najczęściej wykorzystywaną w badaniach kontrolnych jest metoda porównań, stosowana zarówno w złożonych, jak i mało skomplikowanych czynnościach kontrolnych, we wszystkich fazach i etapach procesu kontroli, w którym zastosowano metody tradycyjne lub nowoczesne. Uzupełnieniem tej metody są rozmowy przeprowadzane w trakcie kontroli, które wyjaśniają, uzupełniają i dostarczają wiedzy o kontrolowanym temacie. Często stosowaną w działaniach kontrolnych jest metoda analizy i rachunku ekonomicznego, dzięki której można zbadać przyczyny powstałych nieprawidłowości oraz dokonać ich pomiaru.
